Generalversammlung der GmbH in Zeiten von COVID-19

Schon nach geltender Rechtslage vor der COVID-19 Gesetzgebung war eine physische Sitzung nicht verpflichtend, soweit sie durch schriftliche Beschlüsse oder ggf äquivalente Beschlussmodi gemäß § 34 GmbHG ersetzt wird. Bei einem solchen schriftlichen Beschluss ist allerdings zu beachten, dass sich sämtliche Gesellschafter in jedem Einzelfall mit der schriftlichen Beschlussfassung einverstanden erklären müssen. Die notwendige Mehrheit der Stimmen, ergibt sich in einem solchen Fall der Beschlussfassung nicht aus den abgegebenen Stimmen, sondern aus der Gesamtheit aller den Gesellschaftern zustehenden Stimmrechte.

Persönliche Anwesenheit erforderlich?

(09.04.2020)

Bisher konnte man davon ausgehen, dass die Generalversammlung und auch die Beschlussfassung auch im Wege einer qualifizierten Videokonferenz (Erkennbarkeit von Mimik, Tonlage etc und geeignete Verschlüsselung – „Skype for Business“) erfolgen kann, sofern damit nachweislich alle Gesellschafter einverstanden sind. Auf die so gefassten Beschlüsse, sind die Regelungen des § 34 GmbHG nach herrschender Meinung analog anzuwenden. Es ist allerdings aus praktischen und auch aus Beweisgründen ratsam, die so gefassten Beschlüsse zu dokumentieren bzw im Wege eines Umlaufbeschlusses zu “bestätigen“.

Durch das COVID-19-GesG § 1 wird nunmehr klargestellt, dass für die Dauer von Maßnahmen, nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz, Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern einer Kapitalgesellschaft auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden können. Die BMJ hat dazu inzwischen genauere Regelungen getroffen (Siehe hier Seite 6).

Besondere Formerfordernisse?

(07.04.2020)

Gemäß dem durch das Covid-19-Gesetz geänderten § 90a NO, können die für die Errichtung einer Urkunde (beglaubigte Beschlussfassung) erforderlichen notariellen Amtshandlungen, unter sinngemäßer Anwendung von § 69b Abs 2 und 3 NO sowie § 79 Abs 9 NO, auch unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit vorgenommen werden. Während die bisherige Gesetzeslage allerdings von der Zuschaltung einzelner Personen mittels qualifizierter Videokonferenz ausgegangen ist, wird nunmehr auch die Möglichkeit der Zuschaltung des Notars geregelt.

Fristen?

(07.04.2020)

Die Generalversammlung einer GmbH hat grundsätzlich gemäß § 36 Abs 2 S 1 GmbHG mindestens einmal im Jahr stattzufinden. Es ist klarerweise zweckmäßig diese nach Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses und vor Ablauf der Achtmonatsfrist des § 35 Abs 1 Z 1 GmbHG ab zu halten. Das COVID-19-GesG erstreckt die Frist des § 35 Abs 1 Z 1 GmbH nunmehr insofern, als die Beschlussfassung über die dort angeführten Gegenstände (z.B. Feststellung des Jahresabschlusses) innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der Gesellschaft stattzufinden hat. Selbiges gilt auch für im Gesellschaftsvertrag festgelegte Fristen zur Abhaltung von Versammlungen.

Das GmbHG behandelt die Verschiebung der Generalversammlung nicht. Die Absage der bereits einberufenen Generalversammlung erfolgt durch eine zweifelsfreie, formlose Erklärung. Selbiges gilt für die Vertagung, die allerdings den Fristen und Modalitäten der Einberufung gemäß § 36 GmbHG entsprechen muss.

Müssen Geschäftsführer eine außerordentliche GV wegen COVID-19 einberufen?

Gerade auch in Krisenzeiten müssen Geschäftsführer ihre Handlungen gemäß § 25 Abs 1 GmbHG am Sorgfaltsmaßstab des „ordentlichen Geschäftsmannes“ messen. Dieser Maßstab muss natürlich angepasst an das individuelle Unternehmen bzw an die Auswirkungen der aktuellen Krise auf das Unternehmen angelegt werden. In diesem Zusammenhang ist besonders zu berücksichtigen, dass in Ausnahmesituationen, wie der aktuellen COVID-19-Pandemie, Entscheidungen rasch getroffen werden müssen und dies oft auch aufgrund einer fraglichen Informationslage.  

Aufsichtsratssitzungen der GmbH in Zeiten der COVID-19-Pandemie?

(07.04.2020)

Grundsätzlich müssen Aufsichtsratssitzungen gemäß § 30i Abs 3 GmbHG einmal im Quartal stattfinden und mindestens drei Personen teilnehmen um Beschlussfähigkeit herzustellen. Das COVID-19-GesG § 2 (5) erlaubt aber diese Sitzungen bis zum 30. April 2020 auszusetzen wenn aufgrund von COVID-19 die Durchführung bis dahin nicht möglich ist. Weiters fallen auch Aufsichtsratssitzungen unter die oben genannte Bestimmung wonach, Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern einer Kapitalgesellschaft auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden können.

Nicht völlig klar ist das Verhältnis dieser beiden Erleichterungen zueinander. Das Gesetz lässt offen ob eine Situation in der wegen COVID-19 die Abhaltung der Aufsichtsratssitzung nicht möglich ist nur dann gegeben ist, wenn auch eine Sitzungsform ohne physische Präsenz – etwa aus technischen Gründen -nicht möglich war, oder ob es aufgrund der allgemeinen COVID-19 Situation generell zulässig ist auf solche Sitzungen bis zum 30. April 2020 zu verzichten. Die Gesetzesmaterialien legen eher die zweite Variante nahe sind aber auch nicht ganz eindeutig. Die Details hierzu werden hoffentlich klarer wenn die Bundesministerin für Justiz im Wege einer Verordnung (bis dato nicht erfolgt), genauere Regelungen trifft. 

COVID-19-GesV

(09.04.2020)

Die VO zum COVID-19-GesVG ist nunmehr ergangen. Sie trifft klarere Aussagen zur Abhaltung von „virtuellen Versammlungen“ von Gesellschaftern und Organen. Vorwegzuschicken ist, dass es sich um starke Erleichterungen im Vergleich zu den bisherigen rechtlichen Rahmenbedingungen, zur Nutzung von digitalen Medien im Gesellschaftsrecht, handelt. Bereits bestehende Regelungen, auch Gesellschaftsvertragliche, zur Durchführung einer Versammlung ohne physische Anwesenheit oder zu sonstigen Arten der Beschlussfassung, bleiben ausdrücklich unberührt.

Die COVID-19-GesV definiert in § 1 eine virtuelle Versammlung als eine Versammlung, bei der alle oder einzelne Teilnehmer, nicht physisch anwesend sind. Gem § 2 COVID-19-GesV ist eine solche Versammlung nur zulässig, wenn für mindestens die Hälfte der Teilnehmer eine Teilnahmemöglichkeit im Wege einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht. Die übrigen Teilnehmer können, wenn ihnen die technischen Möglichkeiten nicht zur Verfügung stehen oder sie diese nicht verwenden wollen, auch lediglich durch eine akustische Verbindung, teilnehmen.

Wie schon an anderer Stelle erwähnt muss die Erkennbarkeit von Mimik, Tonlage etc und geeignete Verschlüsselung gegeben sein. Als Beispiel hatte man womöglich „Skype for Business“ vor Augen.

Die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahmen sind schon in der Einberufung anzugeben. Grundsätzlich sind für die Einberufung weiterhin die gesellschaftsvertraglichen oder gesetzlichen Fristen (§ 107 AktG und § 36 GmbHG), zu beachten.

Interessant ist auch das die VO es der Gesellschaft auferlegt im Zweifelsfall die Identität von Teilnehmern zu prüfen. Wie sie das prüfen soll, außer „in geeigneter Weise“ und vor allem was passiert, wenn sie die nicht erfolgreich genug prüft bleibt offen.

Erfreulich ist die Klarstellung, dass die Gesellschaft für die verwendeten Kommunikationsmittel nur insofern verantwortlich ist als diese in Ihrer Sphäre liegen.